Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Havulatva Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.6.2022. Päivitetty 18.9.2023

1.Rekisterinpitäjä

Havulatva Oy (y-tunnus 3113839-5)
www.havulatva.fi

Vastaava yhteyshenkilö:
Samuli Kallio, samuli.kallio@havulatva.fi, +358 40 5351 338
Rekisterin nimi:
Havulatvan asiakas- ja markkinointirekisteri

2. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksemme on: yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, tiedottaminen ja markkinointi, analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset.

Henkilötietojen tallennuksen oikeudellisena perusteena on sopimuksen tuottaminen (Havulatva Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde), henkilön oma suostumus, oikeudelliset velvoitteet (esim. kirjanpitolaki) sekä hyödynnämme yhteydenpidossa yrityksille oikeutta markkinointiin mikäli asia liittyy henkilöön, hänen työtehtävään tai vastuualueeseen.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Henkilön itsensä antamat tiedot tai henkilön tunnistavat tiedot:

Analytiikasta johdetut tiedot:

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

5. Verkkosivun evästeet

Havulatvan verkkosivulla käytetään evästeitä (”Cookies”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pienikokoisia tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määrätty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Näitä tekniikoita käytetään toimintojen toteuttamiseen, personointiin, analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

6. Henkilötietojen säilytysaika / henkilötietojen poistaminen

Havulatva Oy säilyttää tallennettuja henkilötietoja vain tarvittavan ajan minkä tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset vaativat.

Henkilö, jonka henkilötietoja on tallennettu, on oikeutettu pyytämään omien tietojensa poistamista tai jos poistaminen ei ole mahdollista niin silloin anonymisointia. Poisto ja anonymisointi ovat peruuttamattomia toimenpiteitä. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, esim. kirjapitolaki määrittelee tiedolle pidempiä tallennusaikoja riippumatta siitä onko aineistossa henkilötietoja vai ei.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Havulatva Oy voi luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille esimerkiksi laskutusta tai markkinointiviestien välittämistä varten.

Luovutamme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

Tietojen välityksessä noudatamme tietoturvan ja -suojan korkeaa tasoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Luovutamme tietoja myös viranomaisille tarvittaessa. Sellaisissa tapauksissa informoimme henkilöä, johon tiedon luovutus kohdistuu, jos se on lain puitteissa sallittua.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyviä tietosuojakäytäntöjä ja kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

9. Henkilön oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, saada niistä jäljennös ja vaatia tietojen poistamista, mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen samuli.kallio@havulatva.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamisen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen samuli.kallio@havulatva.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Mikäli rekisterinpitäjä Havulatva Oy ei pysty kaikilta osin toteuttamaan pyyntöä (esim. sellaisten tietojen poistamista joille on oikeudellinen velvoite säilyttää), henkilö saa siitä ilmoituksen.